GDPR

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on EST Systems Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 2.5.2018. Viimeisin muutos 20.5.2018.

Rekisterinpitäjä

EST Systems Oy

Lentokentäntie 75, 53600 LAPPEENRANTA

Puhelin 050 5543068

Sähköposti: toimisto (a) estsystems.fi

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

Toimittajarekisteri

Työntekijärekisteri

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde, toimittajasuhde, työsuhde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen ylläpito, jälkimarkkinoinnin ja takuuasioiden hoito sekä markkinointi.

Käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

Myyntiin liittyvien velvollisuuksien täyttäminen:

Tämä tarkoittaa, että täytämme velvollisuutemme sinulle asiakkaana. Tämä koskee toimituksia, asiaankuuluvaa palvelua, asiakasseurantaa ja kysymyksiin vastaamista sekä voimassa olevien säännösten mukaisten velvollisuuksiemme täyttämistä.

Asiaankuuluvat neuvot, seuranta ja tarjoukset:

Käytämme henkilötietojasi voidaksemme antaa sinulle asianmukaista neuvontaa ja seurantaa ja tarjotaksemme sinulle jo meiltä ostamiisi tuotteisiin ja palveluihin liittyviä tuotteita ja palveluita.

Asiakasprofiilin luominen:

Voimme luoda asiakasprofiilin ostohistoriasi ja käytettävissä olevien tietojen perusteella ja käyttää sitä uutiskirjeiden, tuotetietojen, räätälöidyn markkinoinnin ja ostoanalyysien pohjana.

Jos otat yhteyttä asiakaspalveluumme:

Riippuen siitä, mitä asia koskee ja mitä kautta otat meihin yhteyttä (puhelimella, sähköpostilla), meillä voi olla tarve tietää, kuka olet, minkä tuotteen olet ostanut, osoitteesi tai puhelinnumerosi. Keräämme ne tiedot, jotka tarvitsemme auttaaksemme sinua.

Reklamaatiot ja korjaukset:

Jos teet jostain tuotteesta reklamaation tai pyydät meitä korjaamaan tai vaihtamaan tuotteen, tarvitsemme yhteystietosi kirjataksemme reklamaation tai vaihdon.

Ulkopuolisten toimittajien käyttö:

Jos tilaat ulkopuolisia palveluita, meillä voi olla tarve jakaa toimittajalle yhteystietojasi ja muita olennaisia sinusta rekisteröimiämme tietoja.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

henkilön nimi, yritys, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), tiedot tilatuista palveluista ja materiaaleista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Tiedot säilytetään 10 vuotta viimeisestä myynti tai jälkimarkkinointi tapahtumasta.

EST Systems Oy poistaa sinua koskevat tiedot lainsäädännön mukaisesti. Ostoja koskevat tiedot poistetaan pääsääntöisesti, kun tietoja ei ole enää tarvetta säilyttää vastataksemme asiakaskyselyihin ja reklamaatioihin, ellemme tarvitse tietoja täyttääksemme muita lainmukaisia tarkoituksia. Verolainsäädännön ja muun lainsäädännön vaatimusten mukaisesti saatamme joissain tapauksissa tallentaa tiettyjä tietoja pidemmäksi ajaksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Muiden yritysten pääsy henkilötietoihin

Seuraavissa tapauksissa muilla yrityksillä on pääsy henkilötietoihisi

Maahantuomiemme tuotteiden valmistajat:

Henkilötietojasi voidaan toimittaa valmistajille, jos tuotteet toimitetaan tehtaalta suoraan sinulle. Valmistajien käsittelemiä henkilötietoja koskevat kysymykset tulee ohjata kyseessä olevalle yritykselle.

Kuljetus- ja huolintaliikkeet:

Henkilötietojasi voidaan toimittaa kuljetus- ja huolintaliikkeille tuotteidet toimittamista varten. Kuljetus- ja huolintaliikkeiden käsittelemiä henkilötietoja koskevat kysymykset tulee ohjata kyseessä olevalle yhteistyökumppanille.

Toimivaltainen viranomainen:

Henkilötietojasi voidaan joissain erityistapauksissa toimittaa asiaankuuluvalle toimivaltaiselle viranomaiselle. Tietoja toimitetaan ainoastaan, jos se on tarpeellista voimassa olevien lakien ja sääntöjen mukaisesti.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltäosin kuin niistä on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin maihin.

Siinä tapauksessa, kun EST Systems Oy käyttää EU:n/ETA:n ulkopuolella toimivaa alihankkijaa, me huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta EU:n säännösten mukaisesti, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, EU-US Privacy Shield sopimuksen tai muun vastaavan säännöksen mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmässä käsiteltävät tiedot on suojattu asianmukaisesti.  Järjestelmätoimittaja ylläpitää laitteistojen fyysistä ja digitaalista tietoturvaa asianmukaisella tasolla.

Tallennettuja tietoja ja palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muutokset

Saatamme tehdä muutoksia tähän tietosuojalausekkeeseen esimerkiksi siksi, että muutamme sivuston rakennetta tai toimintoja. Jos teemme merkittäviä muutoksia, ilmoitamme tästä sivustolla.